Forretningsorden

Gældende for bestyrelsen i Vi Samler Enderne – Landsbyklyngen Langeland og Strynø.

CVR nr. 39 36 31 19

  • 1 – BESTYRELSENS SAMMENSÆTNING OG KONSTITUERING.

1.1  Foreningens bestyrelse består af 10 medlemmer.
7 valgte medlemmer, en repræsentant fra Langeland Kommune, en repræsentant fra Folkeoplysningsudvalget og en repræsentant fra Frivilligcenter Langeland.

1.2  De 7 medlemmer af bestyrelsen vælges på generalforsamlingen, fordelt på 4 medlemmer i lige år og 3 medlemmer i ulige år. Valg til bestyrelsen sker for en periode på 2 år.
Der tilstræbes, at der er en bred repræsentation i bestyrelsen i forhold til Langeland Kommunes geografi.

1.3  De 3 repræsentanter er fødte medlemmer af bestyrelsen og skal derfor ikke vælges på generalforsamlingen.

1.4  På generalforsamlingen vælges der hvert år 3 suppleanter for bestyrelsen.
Suppleanter inviteres til bestyrelsens møder, hvor de deltager med taleret men uden stemmeret. Suppleanter der indtræder i bestyrelsen for et afgående medlem, overtager det afgående medlems valgperiode.

1.5  Bestyrelsen konstituerer sig selv på det første bestyrelsesmøde efter den ordinære generalforsamling med formand, næstformand og kasserer.

  • 2 – BESTYRELSENS MØDER.

Mødeindkaldelse:

2.1  Bestyrelsen afholder ordinære møder 11 gange om året. Dato og tidspunkt for de ordinære bestyrelsesmøder fastsættes på det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen. Herudover skal bestyrelsen holde møder når formanden eller mindst 3 medlemmer af bestyrelsen finder det nødvendigt.

2.2  Møderne forberedes af foreningens ledelse. Dagsorden udsendes af formanden mindst 5 dage før de ordinære møders afholdelse. Punkter som bestyrelsen ønsker optaget på dagsordenen skal indsendes senest 7 dage før bestyrelsesmødet.

2.3  Dagsordenen indeholder følgende faste punkter:

  • Valg af referent
  • Godkendelse af referat fra sidste møde
  • Nyt fra formanden
  • Orientering fra arbejds-/ udvalgsgrupperne
  • Status på økonomi
  • Punkter fra årshjul
  • Eventuelt

    Afvikling af møder:

2.4  Bestyrelsesmøder ledes af formanden og i dennes fravær af næstformanden. Referent vælges pr. møde.

2.5  Deltagelse i bestyrelsesmøder skal ske ved personligt fremmøde. Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 5 bestyrelsesmedlemmer er til stede.  Afbud meddeles til formanden senest 2 timer før mødet.

2.6  Afgørelser i bestyrelsen besluttes ved almindeligt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens – og i dennes fravær næstformandens – stemme afgørende.

2.7  Bestyrelsen kan invitere personer uden for bestyrelsen til at deltage i bestyrelsesmøder. Inviterede personer deltager uden stemmeret.

Referat:

2.8  Formanden sørger for at der udarbejdes referat af beslutningerne på bestyrelsesmødet. Referatet gennemgås af formanden og udsendes herefter til bestyrelsen senest sammen med næste mødes dagsorden.

På dette efterfølgende bestyrelsesmøde godkendes referatet af bestyrelsen.

Referatet underskrives af bestyrelsesformanden eller næstformanden for senest 14 dage efter godkendelsen at blive lagt på foreningens hjemmeside.

2.9  Af referatet skal fremgå:

  • Tid og sted for mødet
  • Hvem der har deltaget i mødet
  • Beslutninger der er truffet i forbindelse med de enkelte punkter på dagsordenen.

2.10  Bestyrelsesmedlemmer der ikke er enige i bestyrelsens beslutning, har ret til at få deres meninger ført til referat.

  • 3 – BESTYRELSENS OPGAVER.

3.1  Bestyrelsen varetager såvel den overordnede strategiske som den daglige operationelle ledelse af foreningen.

3.2  Bestyrelsen kan uddelegere opgaver og nedsætte nødvendige arbejdsgrupper til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver.

3.3  Bestyrelsen monitorerer løbende arbejdet i de nedsatte arbejdsgrupper på bestyrelsens møder.

3.4  Bestyrelsens opgaver i forhold til § 3.1 indebærer endvidere at bestyrelsen skal sikre:

  • At foreningen til enhver tid har en målsætning, en vision og en udviklingsplan.
  • At foreningen er organiseret på en hensigtsmæssig måde i forhold til foreningens målsætning, vision og udviklingsplan.
  • At skabe forudsætninger for at foreningen kan gennemføre aktiviteter, der imødekommer den vedtagne målsætning, vision og udviklingsplan.
  • At bogføring og regnskabsfremlæggelse foregår på en gennemskuelig og tilfredsstillende måde.
  • At der på hvert ordinært bestyrelsesmøde tages stilling til foreningens økonomiske status.

3.5  Bestyrelsen behandler efter behov og mindst én gang årligt følgende emner:

  • Årsregnskab og budgettet for det kommende år.
  • Målsætning, vision og udviklingsplan.
  • Styring af foreningens økonomi.
  • Bestyrelsens kompetencer og sammensætning.
  • Ændringer og godkendelse af bestyrelsens forretningsorden.
  • Ændringer og godkendelse af årshjul.
  • 4 – BESTYRELSENS BESLUTNINGSKOMPETENCER.

4.1  Bestyrelsen behandler og træffer beslutning i alle spørgsmål der efter foreningen forhold er af usædvanlig art eller af stor betydning.

4.2  Bestyrelsen uddelegerer den daglige operationelle ledelse til foreningens formand og næstformand

4.3  Foreningens bestyrelse informeres og godkender beslutninger og initiativer foretaget af den daglige operationelle ledelse på førstkommende bestyrelsesmøde jf. det faste punkt på bestyrelsesmødernes dagsorden: ”Nyt fra Formanden”.

4.4  Bestyrelsen kan uddelegere beslutningskompetence til nedsatte arbejdsgrupper og udvalg.

4.5  §4.1 indebærer at bestyrelsen træffer beslutning om blandt andet følgende forhold:

  • Godkendelse af årsregnskab med forslag til anvendelse af overskud eller dækning af underskud.
  • Godkendelse af budget for det kommende regnskabsår.
  • Foreningens målsætning, vision og handleplan.
  • Væsentlige indskrænkninger eller udvidelser af foreningens aktiviteter.
  • En disposition eller serie af dispositioner der overstiger 1000 kr.

 5. – TEGNINGSRET OG EKSTERN KOMMUNIKATION.

5.1  Foreningen tegnes af formanden samt kasseren og et bestyrelsesmedlem i forening. I formandens fravær tegnes foreningen af næstformanden samt kasseren og et bestyrelsesmedlem.

5.2  Foreningens formand er ansvarlig for foreningens eksterne kommunikation til kommunen, medier, leverandører m.m.

  • 6 – BESTYRELSESMEDLEMMERS FORPLIGTELSER.

6.1  Bestyrelsesmedlemmer, der bliver forhindret i at deltage i et bestyrelsesmøde, skal hurtigst muligt og senest 2 timer før mødet melde afbud til foreningens formand.

6.2  Bestyrelsesmedlemmer er forpligtet til at deltage aktivt i bestyrelsens arbejde og beslutningsprocesser og til loyalt at følge de af bestyrelsen vedtagne beslutninger.

6.3  Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt med hensyn til personfølsomme oplysninger, som de erfarer i deres rolle som bestyrelsesmedlemmer, medmindre der er tale om forhold der i sagens natur skal bringes til tredjemands kundskab.

  • 7 – GODKENDELSE af FORRETNINGSORDEN OG ÆNDRINGER I DENNE.

 7.1  Forretningsordnen vedtages af bestyrelsen, der også vedtager mulige ændringer. Forretningsordenen gennemgås hvert år af bestyrelsen på førstkommende bestyrelsesmøde efter foreningens ordinære generalforsamling, hvorpå den godkendes.