Persondatapolitik for Vi Samler Enderne

Vores persondatapolitik overholder EU’s persondataforordning (GDPR) og dansk lovgivning i øvrigt.

Vi indsamler ikke personfølsomme oplysninger.

Vi videresælger aldrig persondata til tredjepart.

Indsamling af persondata

Vi indsamler og opbevarer oplysninger om vores medlemmers navn og mailadresse og giver dem mulighed for efter eget valg at oplyse adresse, telefonnummer og medlemskab af frivillige foreninger. Disse oplysninger offentliggøres ikke og er kun direkte tilgængelige for det enkelte medlem, vores formand, næstformand, medlemsansvarlige og webredaktør samt en supporter fra vores udbyder, Ballum IT.

Hvis et medlem repræsenterer en forening, har aktive medlemmer af vores kalendergruppe dog også adgang til deres navne og kontaktoplysninger. En opdateret oversigt over kalendergruppens medlemmer fremgår af hjemmesiden https://www.visamlerenderne.dk.

Vores hjemmeside registrerer desuden, hvornår medlemmer sidst har logget ind, af hensyn til vores regler for, hvornår bestemte typer af medlemskab udløber. Disse oplysninger er kun direkte tilgængelige for vores medlemsansvarlige og webredaktør samt en supporter fra Ballum IT.

Rettigheder

Vores medlemmer og brugere af hjemmesiden bliver altid oplyst om, hvornår vores indsamling af persondata finder sted og til hvilket formål.

Et medlem kan altid få oplyst, hvilke informationer vi har registreret om vedkommende ved at henvende sig til vores medlemsansvarlige eller webredaktør.

Et medlem kan altid selv ændre sine registrerede data, bortset fra sit brugernavn, ved at logge ind på siden.

Et medlem kan til hver en tid melde sig ud af foreningen ved at logge ind på siden og slette sin profil. Foreningens digitale medlemskartotek ajourføres årligt i forbindelse med den ordinære generalforsamling.

Opbevaring af data

Persondata på vores hjemmeside opbevares i vores database, som stilles til rådighed af Ballum IT. Af sikkerhedshensyn ønsker Ballum IT ikke at oplyse, hvilken underleverandør der står for hostingen, men står inde for, at serveren lever op til standarderne i GDPR. Den befinder sig i Storbritannien, hvor lovgivningen UK-GDPR på nuværende tidspunkt stiller de samme krav som GDPR.

Ballum IT tager løbende backup af hjemmesiden. Vores webredaktør tager mindst to gange årligt en lokal backup af hjemmesiden. Den lokale backup opbevares utilgængeligt for andre og slettes efter to år.

Udover hjemmesiden opbevarer vi medlemmernes persondata i et digitalt medlemskartotek. Det befinder sig hos den medlemsansvarlige, med en kopi hos formanden. Fysiske indmeldingsblanketter og evt. fuldmagter til kalendergruppen opbevares hos den medlemsansvarlige.

Data fra vores hjemmeside bliver overført manuelt til medlemskartoteket af den medlemsansvarlige og synkroniseret med oplysningerne fra vores indmeldingsblanketter, på vores hjemmeside og på vores bankkonto mindst én gang om året, i samarbejde med vores webredaktør og kasserer. Vi bruger ikke mails eller eksterne lagringstjenester til at synkronisere disse oplysninger.

Hvis vores medlemsansvarlige, webredaktør, formand, næstformand eller aktive medlemmer af kalendergruppen udskiftes, udskifter vi også de adgangskoder, der giver disse tillidspersoner adgang til forskellige persondata.

Nyhedsbreve

Brugere kan tilmelde sig vores nyhedsbrev på hjemmesiden, hvor de aktivt skal bede om at modtage det. Enten i forbindelse med, at de opretter medlemsprofiler eller på et andet tidspunkt.

Vi bruger dobbelt opt-in, hvilket betyder, at modtagere af nyhedsbrevet skal godkende tilmeldingen i en mail. De kan altid afmelde sig nyhedsbrevet ved at klikke på afmeldingslinket i de tilsendte mails.

Som mailsystem bruger vi programmet MailPoet, som bruger vores egen hjemmeside og dermed server til at sende mails og opbevare maillister.

Slettepolitik

Betalt medlemskab af Vi Samler Enderne udløber den 31. december hvert år. Derefter overgår medlemmer automatisk til kalendermedlemskab, men kan forny det betalte medlemskab efterfølgende.

Gratis medlemskab (kalendermedlemskab) udløber efter to år, hvis medlemmet ikke logger ind på siden i mellemtiden eller får tilføjet events i kalenderen efter aftale med kalendergruppen. Når det gratis medlemskab udløber og medlemmet samtidig ikke har fået udgivet events via kalendergruppen, slettes medlemmets profil og alle oplysninger fra hjemmesiden. De fjernes desuden fra vores digitale medlemskartotek indenfor højest 365 dage fra det tidspunkt, hvor sletningen fra hjemmesiden finder sted.

Samme procedure gælder, hvis et medlem selv melder sig ud ved at logge ind på hjemmesiden og slette sin profil.

Oplysninger, der er indsamlet til webstatistik, slettes automatisk efter et år.

Systemmails, der indeholder informationer om ind- og udmelding opbevares af den medlemsansvarlige i højest 5 år, jfr. Bogføringslovens § 10, og slettes derefter. De sendes kun til vores egne mailadresser, der bruger den samme server som hjemmesiden.

Cookies og eksterne tjenester

Vi bruger programmet WP Power Stats til webstatistik. Informationen gemmes på vores egen hjemmeside og dermed dens server. WP Power Stats bruger cookies til at registrere besøg på hjemmesiden. Hvis en bruger har installeret et program i sin browser, der automatisk anmoder hjemmesider om ikke at spore, følger vores statistikprogram anmodningen.

Medmindre en bruger har indstillet sin browser til at afvise cookies, modtages de stadig, hvis brugeren ser indlejrede videoer fra eksterne videoportaler som Youtube og Vimeo. Disse cookies bruges af portalerne til at indsamle webstatistik, som typisk er placeret på amerikanske servere, og til forskellige kommercielle formål.

Brugere kan afvise vores egne cookies ved at klikke på ”Nej tak” i cookie-bjælken; hvis en bruger ønsker at afvise eksterne cookies fra indlejrede videoer, skal browserens indstillinger ændres, så de afviser cookies automatisk.

Angreb udefra

Hvis vores hjemmesider bliver udsat for angreb (DDoS eller hacking), melder vi det til Ballum IT og Datatilsynet inden 72 timer. Snarest muligt derefter informerer vi på hjemmesiden om, at angrebet har fundet sted.

Klager og tvister

Alle medlemmer har mulighed for at klage over behandlingen af oplysninger ved at kontakte Datatilsynet, jfr. Persondatalovens § 58. Vi anbefaler dog først at kontakte vores medlemsansvarlige eller webredaktør.

Enhver tvist mellem Vi Samler Enderne og dens medlemmer og andre brugere afgøres under dansk lovgivning.

Forbehold for ændringer

Bestyrelsen i Vi Samler Enderne forbeholder sig ret til løbende at ændre og opdatere vores persondatapolitik.

Senest ændret 18. januar 2022.