Til stede: Carsten, Rasmus, Mai-Britt, Susanne, Jeanette, Carsten Blomberg, Jytte, Palle, Bjørn og Jens Ole som suppleant for Jesper.

Møde med kommunen

2 x Carsten og Mai-Britt har haft et uformelt møde med Henrik, Benny og Janni fra kommunen samt Thomas fra Shores.

Kommunen bakker op om kalenderen og vil arbejde for, at så mange som muligt bruger den. Det har være en vigtig del af dens motivation for at støtte klyngen fra begyndelsen.

Der var interessante drøftelser om fundraising og borgerbudgetter.

Shores er relevant for klyngesamarbejdet, da dets arbejde handler om både øhavsstien, kyster og havne og dermed resten af Langeland.

Der er desværre intet referat fra mødet. Der efterspørges referater fra fremtidige møder med kommunen, så alle kan følge med.

Fundraising

Vi lægger op til at være et forum, hvor foreninger kan debattere og koordinere deres fundraising og hvor det på sigt bliver naturligt, at man er en del af klyngen, når man som forening søger fonde.

DGI har desuden nogle særlige fonde og puljer, som direkte kræver, at man er en del af klyngen.

Borgerinddragelsesudvalget arbejder bl.a. med borgerbudgetter. Måske kan landsbyklyngen være en aktør, der administrerer sådanne budgetter på Langeland.

En anden ide er at lade klyngen administrere en pulje til Hotspots ved Shores.

Vi skal dog samtidig være bevidste om at
– Det er frivilligt at benytte sig af vores tilbud; vi kan ikke tvinge nogen til at deltage.
– Ikke alle midler der kan søges, har direkte forbindelse med klyngesamarbejdet.
– Nogle foreninger har behov for penge, andre har behov for helt andre ting.
– Vi har p.t. begrænset arbejdskraft.

Kommunen forventer, at landsbyklyngen sender en ansøgning om at få penge fra udviklingspuljen til en studentermedhjælper, hvis dette har interesse.

Kulturelt samråd og landsbyklyngen har hidtil ikke koordineret fundraising eller kalenderprojekter. Måske kan det afhjælpes ved at holde flere fælles møder.

Oplæg med Carsten Blomberg om kalenderen

Vi bør starte med at dække de frivilliges behov. Det er også, hvad kommunen prioriterer.

Det er en god ide at lave en liste over de aktører, især foreninger, som er særligt positive og starte med at kontakte dem. De kommunale institutioner tager kommunen sig af. Virksomhederne bør vi ikke prioritere.

Vi skal finde nogle i hver forening, som kan og vil lægge aktiviteter ind i kalenderen. Hver forening bør have en redaktør og et varierende antal forfattere. Redaktører kan godkende events og selv lægge dem ind. Forfattere kan lægge events ind, men skal have dem godkendt af en redaktør.

Vores udfordring er volumen. Hvordan sikrer vi, at vi får så mange aktiviteter som muligt og at kalenderen samtidig bliver overskuelig?

Vi bør starte med et lille antal kategorier og undlade at lave en kategori til hver forening.

Billeder er vigtige. Vi skal få brugerne til både at oprette events og uploade billeder. Det gør ikke noget, at de ikke er i højeste kvalitet eller at de ikke handler helt om aktiviteten.

Vi bør have retningslinjer for, hvordan vi bruger kalenderen, men de kan indkredses i takt med, at vi finder ud af ting. Vi skal overveje, om vi tillader prisangivelser i events. En løsning kan være at tillade betalingsaktiviteter uden priser og så lade dem linke til arrangørens egen hjemmeside.

Samarbejde med lokalaviser er godt. De kan bruge vores kalender og vi overlader så annoncerne til dem.

På sigt: Måske kan nogle studerende være med i sparring med kommunikationsgruppen og ringe til foreninger for at få dem med.

Flere ideer:

Hvis aktørerne i forvejen har en online kalender, bør vi invitere dem til et samarbejde og undersøge mulighederne for at lave en kobling mellem deres og vores hjemmeside via Thomas Blomberg.

Hvis de ikke har nogen hjemmeside eller anden online platform, kan vi tilbyde dem en underside på visamlerenderne.dk. Måske kan vi få studerende til at hjælpe med at lave undersider. Vi kan søge om at aflønne dem via kommunens udviklingspulje.

Vi kan tilbyde de enkelte foreninger at sende nyhedsbreve via visamlerenderne.dk.

Nyhedsbreve og undersider kan også sættes op på engelsk, tysk og hollandsk.

Kalenderpolitik

Forslaget på hjemmesiden blev gennemset og godkendt. Det er ok at oplyse priser i en event.

Kategorier

Vi starter med at bruge alle de kategorier, som er på siden lige nu. Antallet er forholdsvis stort, men det kan virke motiverende og siger også noget om vores ambition med kalenderen.

Gæsteevents

Der er stemning for, at vi skal give mulighed for at oprette events, både som forfatter, der er logget ind på siden, og som gæst, der ikke ønsker at have en profil. I begge tilfælde skal events oprettet som kladder, der skal godkendes af en redaktør. Thomas Blomberg har oplyst, at det sandsynligvis er muligt at tilbyde begge dele, men det bliver nok først i april.

Undersider

Vi tilbyder dem til frivillige foreninger og grupper under klyngen. Vi kontakter Thomas Blomberg og spørger om, hvor mange undersider han kan overkomme at sætte op i første omgang. Så kan vi tilbyde dette antal og sætte andre ansøgere på en venteliste, indtil vi får penge til en studentermedhjælp. SDU har i øvrigt en tilknyttet IT-virksomhed, som gerne sender folk ud.

Hvis nogle foreninger har medlemmer, der ved hvordan de kan sætte en underside op, giver vi dem mulighed for selv at gå ind på siden og redigere deres underside.

Næste skridt

Alle medlemmer af kalendergruppen bliver redaktører i starten.

Vi godkender nye events indenfor højest 24 timer.

I det første møde på efterskolen deltager Carsten, Rasmus, Mai-Britt, Palle, Susanne, Jens Ole og enten Jeanette eller hendes repræsentant. Tullebølle Fodboldklub er også med.

Der er tilmeldingsfunktion i kalenderen, så arrangøren behøver ikke at offentliggøre sin mailadresse.

Der er enkelte problemer på siden, bl.a. at medlemmer ikke umiddelbart får adgang til at lægge events ind og at tilmeldinger ikke er aktiveret. Rasmus ordner det snarest.

Evt.

Forud for alle fremtidige møder sender formanden starttidspunktet rundt. Der var uklarhed om, hvorvidt dagens møde begyndte kl. 17 eller 18.